19.11.22 –

Beschluss auf dem Landesausschuss:

Über die Berliner Verwaltung wird seit Jahrzehnten lebendig und vielfältig diskutiert. Es gibt zahlreiche Vorschläge, die der Verwaltung Beine machen sollen: Vorschläge für mehr Effizienz in der Bearbeitung von Anliegen der Stadtgesellschaft und für eine bessere Umsetzung politischer Ziele.

Eins haben sie alle gemein: Sie haben bisher nicht den gewünschten Effekt gebracht. Dass Berlin nicht in der Lage war, eine Wahl ordnungsgemäß durchzuführen, ist der Höhepunkt und sollte allen klar machen: Die Zeit ist reif für ein Update unter einer neuen Führung!

Ein großes Problem sind ineffiziente Strukturen und unklare Zuständigkeiten - das berüchtigte Behörden-Ping-Pong, in dem sich viel zu oft niemand wirklich verantwortlich fühlt. Die Berliner*innen merken dies, wenn sie einen Termin beim Bürgeramt brauchen, wenn sie auf dem Amt eine Geburtsurkunde beantragen wollen, oder sich mal wieder keine Stelle zuständig sieht, den Müllhaufen auf der Straße zu entfernen.

Bündnis 90/Die Grünen haben einen Plan für eine grundlegende Reform der Berliner Verwaltung. Unser Ziel ist eine klare Aufgabenverteilung und Finanzierungsverantwortung, ein Klärungs- Mechanismus gegen "Behörden-Ping-Pong", die Digitalisierung von Verwaltungsabläufen und Bürger*innenservice und eine konsequente gesamtstädtische Steuerung über alle Politik- und Querschnittsfelder.

Auch die vielen motivierten und guten Mitarbeiter*innen der Verwaltung leiden darunter, wenn sie das Gefühl haben, mit ihrer Arbeit nicht die möglichen Ergebnisse und Ziele zu erreichen. Dies nehmen wir nicht länger hin.

Wir wollen daran arbeiten, dass Berlin endlich wieder funktioniert. Denn gerade in einer Zeit der fortwährenden Krisen ist es entscheidend, dass sich unsere Stadt auf eine starke und handlungsfähige Verwaltung verlassen kann. Dafür schlagen wir fünf Leitlinien vor.

Vom Plan in die Tat: Gemeinsam, gesamtstädtisch, grün!

1) Klare Aufgabenverteilung - Transparenz und Finanzierungsverantwortung statt undurchsichtiger Bürokratie

Wir schlagen folgende Grundsätze für eine neue und transparente Aufgabenverteilung für die Berliner Verwaltung vor: Die Senatsverwaltungen sollen sich künftig auf die ministeriellen, strategischen und gesamtstädtischen Steuerungsaufgaben fokussieren. Landes- und Bezirksämter nehmen operative Aufgaben wahr.

Die Unterscheidung von staatlichen und gemeindlichen Aufgaben macht transparent, welche Aufgaben grundsätzlich von der Hauptverwaltung bzw. den Bezirksverwaltungen wahrgenommen werden. Um eigentlich gemeindliche Aufgaben im gesamtstädtischen Interesse zentral zu bündeln, können diese auch in die Verantwortung der Hauptverwaltung gezogen werden. Die gemeindlichen Aufgaben in der Verantwortung der Hauptverwaltung erlauben es, im gesamtstädtischen Interesse Aufgaben auf der Landesebene zu bündeln. Die Übertragung staatlicher Aufgaben an die Bezirksverwaltungen hingegen ermöglicht unter Berücksichtigung der Größe Berlins eine dezentrale Aufgabenwahrnehmung unter einer Fachaufsicht der Senatsverwaltungen.

Mit den "Querschnittsaufgaben" schaffen wir eine eigene Aufgabenart. Das sind verwaltungsinterne Aufgaben, die in jeder Behörde anfallen, wie etwa Facility Management, Digitalisierung, Personal, Weiterbildung. Durch die stärkere Bündelung bei gesamtstädtischen Dienstleistern stellen wir sicher, dass diese einheitlich in der gesamten unmittelbaren Landesverwaltung wahrgenommen werden.

Über diese grundsätzliche Aufgabenverteilung hinaus sehen wir wichtige Steuerungsaufgaben auch in den Bezirksämtern, denn für eine gesamtstädtische Steuerung braucht es auch eine transparente, dezentrale Verantwortung in unseren zwölf "Großstädten". Deswegen werden wir die Rolle der Bezirksbürgermeister*innen weiterentwickeln.

Zu jeder Aufgabe gehören die nötigen finanziellen und personellen Ressourcen. Als Grundsatz setzen wir dabei auf die Umsetzung des Konnexitätsprinzips. Gemeint ist damit, dass die Instanz (Staatsebene), die über eine Aufgabe entscheidet, auch für die Finanzierung verantwortlich ist. Vereinfacht: "Wer bestellt, bezahlt". Wenn also Senatsverwaltungen für ihr Politikfeld gesamtstädtische Verantwortung übernehmen, sind sie auch dafür verantwortlich, dass die Bezirke die nötigen Ressourcen zur Verfügung haben, um Ihre Aufgaben zu erfüllen. Damit wollen wir das verantwortungslose "mit dem Finger auf die Bezirke zeigen" beenden.

Die neue Aufgabenverteilung wird in der Geschäftsverteilung des Senats, dem Berliner Produktkatalog sowie dem Zuständigkeitskatalog nach Politik- und Querschnittsfeldern gegliedert. Dies macht transparent, welche Behörden an einem Themenfeld beteiligt sind, kooperieren müssen und wie viel Geld für jedes Politikfeld insgesamt zur Verfügung steht. In der Konsequenz können Aufgaben und Ressourcen neu verteilt werden.

Unser Vorschlag an einem Beispiel:

Seit Jahren können die Bezirke Ihrer Aufgaben zur Grünpflege auch aus Ressourcengründen nicht angemessen nachkommen. Um dem entgegenzuwirken, hat die für Umwelt zuständige Senatsverwaltung Verantwortung für Ihr Politikfeld übernommen und ist systematisch dafür eingetreten, dass mit der Grünbauoffensive zusätzliche Ressourcen für diese Aufgabe bereit stehen und hat sichergestellt, dass die Mittel wirkungsvoll eingesetzt werden.

2) Behörden-Ping-Pong vermeiden: Mut, Aufgaben in klare Verantwortlichkeit abzugeben

Viele Probleme können nur gemeinsam von Land und Bezirken gelöst werden. Damit die Erledigung von Aufgaben schnell erfolgt, statt sie zwischen Behörden hin und herzuschieben, braucht es eindeutige Prozesse, eine gemeinsame Ergebnisverantwortung und einen Mechanismus, der hilft, unklare Zuständigkeiten und Aufgaben verbindlich zuzuordnen.

Die Verantwortung für diesen Klärungsmechanismus muss zukünftig bei der Regierenden
Bürgermeisterin liegen. Alle Teile der unmittelbaren Landesverwaltung sowie Träger öffentlicher Belange sollen jährlich Zuständigkeits- oder Ressourcenfragen bei der Senatskanzlei benennen, die aus der jeweiligen Sicht "strittig" sind, weil Zuständigkeiten unklar geregelt, Aufgaben nicht mehr richtig zugeordnet oder die Ressourcen nicht mehr ausreichen, um die Aufgaben sachgerecht zu erfüllen.

In einem von der Senatskanzlei organisierten Verfahren erzielen der Rat der Bürgermeister*innen und der Senat in einem festgelegten Zeitraum Einvernehmen über die Verortung im Allgemeinen Zuständigkeitskatalog, der Geschäftsverteilung des Senats sowie im Produktkatalog, und verständigen sich über die nötigen Ressourcen. Wird innerhalb dieser Zeit kein Einvernehmen erzielt, entscheidet das Berliner Abgeordnetenhaus auf Vorschlag des für Verwaltung zuständigen Ausschusses.

Für das Jahr 2023 schlagen wir vor, diesen Mechanismus auf mindestens 20 herausragende und komplizierte Verfahren aus verschiedenen Politikfeldern anzuwenden.

Der Bedarf für einen solchen Mechanismus wird auf absehbare Zeit bleiben, da sich neue Aufgaben ergeben, eine Aufgabe in einer anderen Qualität als früher erledigt werden soll oder die Digitalisierung neue Perspektiven bietet. Der Mechanismus bietet daher auch die Grundlage für eine stetige Weiterentwicklung der Aufgabenverteilung der Berliner Verwaltung.

Unser Vorschlag an einem Beispiel:

Die alljährliche Debatte zur Kältehilfe: Die Bezirke sind für die Unterbringung zuständig. Sie mussten aber alle ungenutzten Immobilien an den Senat bzw. die Berliner Immobilienmanagement GmbH (BIM) abgeben. Die finanzielle Zuweisung für diverse Aufgaben ist zu gering. Kurz: sie haben keine Chance die Aufgabe zu erfüllen. Was passiert Jahr für Jahr? Die Senatsverwaltung für Arbeit, Integration und Soziales bezahlt eine Koordinierungsstelle Kältehilfe für die Akquise von Räumlichkeiten, die Senatsverwaltung für Finanzen schreibt mal früher, mal später, dass sie die Kosten der Räumlichkeiten, die die (Senats-)Koordinierungsstelle Kältehilfe organisiert, übernimmt. Und am Ende der Kältehilfesaison ist allen klar: Beim nächsten Mal lösen wir die Aufgabe effizienter. Leider fehlt das Zeitlimit.

Wir sind überzeugt, das Ergebnis der Zuständigkeitsklärung wäre: Wir geben die Aufgabe inklusive Finanzierung an die Koordinierungsstelle Kältehilfe und verankern diese in einem Landesamt mit der entsprechenden Fachkompetenz Unterbringung im Politikfeld Soziales, vermutlich dem Landesamt für Flüchtlingsangelegenheiten (LAF). Aufgaben und Ressourcen sind damit in einer Hand. Für die konkrete Aufgabe eine sachgerechte Lösung.

3) Digitalisierung: E-Akte und digitales Bürgeramt

Fehlende Digitalisierung verlangsamt Verwaltungshandeln in allen Bereichen und frustriert. Sie überlastet die Bürgerämter, bindet massive Personalressourcen in allen Behörden, verlängert Genehmigungsverfahren und schafft durch fehlende Datenverfügbarkeit ein enormes Transparenzdefizit.

Digitalisierung ermöglicht, dass Bürgeramtstermine gar nicht erst nötig werden. Denn eine Wohnungsummeldung kann auch online erfolgen. Der Projektstand von Baumaßnahmen sollte jederzeit online einsehbar sein. Dann wissen interessierte Bürger*innen auch ohne Anfrage beim Amt Bescheid, was in unserer Stadt passiert. Und die E-Akte ermöglicht mobiles und zeitgemäßes Arbeiten in der Berliner Verwaltung. Dadurch gewinnt der Arbeitsplatz Attraktivität, um Fachkräfte der Zukunft zu gewinnen.

Was wir dafür brauchen, ist eine schlankere und transparentere Struktur der Steuerung der Informations- und Kommunikationstechniken (IKT-Steuerung). Digitalisierung muss nicht nur auf dem Papier Priorität haben und von den Bedürfnissen der Berliner Bürger*innen und der Wirtschaft her gedacht werden. Von anderen Bundesländern, die uns voraus sind, wollen wir lernen. Gemeinsam mit ihnen machen wir uns für gemeinsame Digitalisierungslösungen stark. Einem Anwohnerparkausweis ist es egal, ob das Auto in Berlin oder in Dortmund parkt. Der Onlineservice in Berlin muss sich daher nicht von dem anderer Kommunen unterscheiden.

Für dieses Vorhaben ist die Einführung der E-Akte zentral. Anders als bisher durch die IKT-Steuerung vorgesehen, muss diese allerdings landesweit gedacht werden - also auch als Mittel der Kommunikation zwischen Behörden dienen. Voraussetzung dafür ist, dass die Senatsverwaltungen im Rahmen ihrer Verantwortlichkeit für die Digitalisierung in ihrem Politikfeld die nötigen Anbindungen bestehender und neuer Fachverfahren zeitnah realisieren. Die für Digitalisierung zuständige Verwaltung muss durch Basisdienste die gesamte Verwaltung mit den nötigen Tools ausrüsten. Denn nichts ist weniger zukunftsfähig, als Digitalisierung in jedem Bezirk oder jeder Senatsverwaltung eigenständig zu erfinden.

Unser Vorschlag an einem Beispiel:

In vielen Städten werden Anwohnerparkausweise vollautomatisch versandt. Eine Anmeldung genügt, und das Geld wird alle zwei Jahre abgebucht und die Vignette verschickt. Berlin scheitert seit zehn Jahren an dieser Aufgabe, da die beiden dafür nötigen Register -Melderegister und Fahrzeugregister- nicht miteinander kommunizieren. Trotz Hinweisen aus den Bezirken baut Berlin aktuell einen neuen Prozess, der genau diese Schnittstelle erneut auslässt. Für Bündnis 90/Die Grünen ist klar: Digitalisierung muss immer durchgehend medienbruchfrei gedacht werden. Mit einer Konkretisierung im E-Governmentgesetz wollen wir die Schlupflöcher für Senatsverwaltungen schließen.

4) Dynamisches Arbeiten und ermutigende Personalführung

In einer guten Verwaltung hilft man sich gegenseitig. Motivierte und gut qualifizierte Beschäftigte sind dabei die wichtigste Ressource. Die Arbeit für den Staat und die Gesellschaft ist sinnstiftend, sie muss aber auch Freude machen und den Kriterien für gute Arbeit entsprechen. Das ist heute nicht immer der Fall. Die Arbeitsbedingungen müssen attraktiv sein, das Management soll Führung ernst nehmen, Strukturen müssen lösungsorientiert gedacht werden und die Abläufe von Kooperation und Wertschätzung geprägt sein. Nur dann kann die Berliner Verwaltung ihre vorhandenen Ressourcen und Potentiale bestmöglich einsetzen.

Wir wissen heute schon, dass der Fachkräftemangel in den kommenden Jahren deutlich mehr Flexibilität von der Verwaltung erfordern wird. Gleichzeitig steigen durch multiple Krisen die Anforderungen an das Management der Behörden. Es wird mehr als heute nötig sein, Verantwortung für das Funktionieren des Gesamtsystems zu übernehmen und das versäulte Denken durch die sektoralen Aufteilung von Zuständigkeiten und Aufgabenbereichen abzulegen. Dafür braucht es einen neuen Führungsstil in der Berliner Verwaltung. Führungskräfte müssen in ihren Entscheidungen immer auch das Funktionieren des Gesamtsystems in den Blick nehmen.

Die Vielfalt der Beschäftigten soll die Vielfalt der Stadtgesellschaft widerspiegeln. Deswegen muss ein neuer Führungsstil Diskriminierungen entgegenwirken, eine Willkommenskultur etablieren, Engagement unterstützen, Vielfalt fördern und Arbeitsplätze attraktiv gestalten. Mit zeitgemäßer Arbeitsplatzausstattung, guten Arbeitsbedingungen und flexiblen Arbeitsmodellen in der Verwaltung locken und binden wir kluge Köpfe. Auch die Einstellungsprozesse müssen hierzu angepasst werden.

Die Gewinnung und Qualifizierung von Personal muss dabei auch strukturell neu aufgestellt werden. Wir schlagen vor, dass jeder Bezirk für einen anderen Aufgabenbereich gemeinsam mit der verantwortlichen Senatsverwaltung Musteraufgabenbeschreibungen erstellt, damit Ausschreibungen in allen Bezirken schnell und effizient gestaltet werden und Stellen mit denselben Aufgabenprofilen gleich bewertet sind, egal in welchem Bezirk die Arbeit erledigt wird. Es sollen darüber hinaus alle personalwirtschaftlichen Möglichkeiten genutzt werden, um die Flexibilität der Beschäftigten in dringenden Einsatzsituationen zu fördern und zu unterstützen. Temporäre Abordnungen in „notleidende“ Bereiche sollten honoriert und im Rahmen der Personalentwicklung positiv bewertet werden.

Unser Vorschlag an einem Beispiel:

Shared Service Angebote tragen zu einem schnellen Onboarding bei. Beispielhaft hat die enge Zusammenarbeit von Senatsverwaltung für Finanzen und dem Bezirk Neukölln zu Beginn der Fluchtbewegung gezeigt, welche Potentiale ein Miteinander der Verwaltungsebenen haben kann. Durch die enge Zusammenarbeit konnte in der Krise durch eine Geschäftsstelle beim Bezirk Neukölln ein wesentlicher Teil der Personalakquise für andere Bezirke übernommen werden. Dem Beispiel folgend wird dies aktuell für das schnelle Einstellen von Personal zur Bearbeitung von Wohngeld und zur Vorbereitung der Wahlen ausgeweitet.

5) Gesamtstädtische Steuerung verankert in unserer Verfassung

Berlin braucht allein schon wegen seiner Größe eine gesamtstädtische Steuerung und dezentrale Verantwortung. Zu Themen und Aufgaben von gesamtstädtischer Bedeutung werden wir ressort- und ebenenübergreifende Planungen und Strategien entwickeln und die zur Umsetzung nötigen Zielvereinbarungen mit den Bezirken schließen.

Die Senatskanzlei hat im letzten Jahr einen solchen Prozess zwar mit einem großen Event begonnen, ist aber bisher nicht durch große Leidenschaft aufgefallen, an den Details der Umsetzung zu arbeiten. Bündnis 90/Die Grünen räumen dem Prozess die nötige Priorität ein. Gleichzeitig wollen wir einen Weg finden, um sicherzustellen, dass die mit den Zielvereinbarungen gesetzten Ziele auch erreicht werden.

Wir setzen uns daher weiter dafür ein, die Fachaufsicht der jeweils zuständigen Senatsverwaltung zur Umsetzung von Zielvereinbarungen mit den Bezirken einzuführen. Zielvereinbarungen sind eine Möglichkeit, gemeinsam neue Standards zu definieren bzw. die einheitliche Leistungserbringung in allen Bezirken zu gewährleisten. Die verantwortliche Senatsverwaltung ist hier in der Umsetzungsverantwortung. In Projektvereinbarungen kann die Erprobung neuer Aufgaben oder anderer Aufgabenerledigung erarbeitet werden.

All dies macht deutlich, dass auch ohne Verfassungsänderung viel möglich ist. Darüber hinaus gibt es aber Grenzen, die ohne eine Verfassungsänderung nicht überwindbar sind.

Für Bündnis 90/Die Grünen sind die Bezirke wichtige Orte lokaler Demokratie und aktiver Beteiligung. Bislang werden Bezirksämter nach Proporz besetzt – die Parteien stellen Stadträt*innen entsprechend ihrem Wahlergebnis. Politische Verantwortlichkeit in den Bezirksämtern endet dabei bisher an den Grenzen des jeweiligen Geschäftsbereiches, wodurch es zur Blockade bei der Erfüllung wichtiger Aufgaben kommen kann. In der Berliner Verfassung ist dies mit den Sätzen: "Jedes Mitglied des Bezirksamts leitet seinen Geschäftsbereich in eigener Verantwortung." verankert. Damit ist jede diese*r insgesamt 72 Stadträt*innen im jeweiligen Aufgabengebiet "allein" zuständig. Dieses Prinzipkann nur durch eine Anpassung der Berliner Verfassung geändert werden.

Unser Ziel ist es, ein "politisches Bezirksamt" wieder einzuführen. Nur so wird für die Bürger*innen nachvollziehbar, welche Parteien für welche Politik im Bezirk in der Verantwortung stehen.

Unser Vorschlag an einem Beispiel:

Die BVV wählt das Bezirksamt entsprechend ihrer Mehrheit. Mit dem politischen Bezirksamt können die Einwohner*innen des jeweiligen Bezirks die politische Verantwortung für das Verwaltungshandeln im Bezirk klarer nachvollziehen. Statt der bisherigen inneren Blockadekann eine politische Mehrheit schneller Entscheidungen treffen und effektiver umsetzen. Um bezirkliche Koalitionswechsel während der Legislaturperiode zu ermöglichen, entfällt die Zweidrittelmehrheit zur Abwahl von Bezirksamtsmitgliedern. Die Abwahl kann aber nur durch ein "konstruktives Misstrauensvotum" erfolgen, d.h. sie muss mit der Neuwahl von BA-Mitgliedern verbunden werden.

Eins ist sicher: Auch zukünftig werden wir uns Krisen stellen müssen. Das gelingt nur mit einer widerstandsfähigen und gleichzeitig anpassungsfähigen Verwaltung. Darum gilt es jetzt die Verwaltung ernsthaft und aus einer Hand zu reformieren: Gemeinsam im Bündnis, gesamtstädtisch, grün!